Zo houdt u grip op uw zorgadministratie
Deze 7 tips helpen u verder bij de administratie van de collectieve zorgverzekering.
1. Meld uw medewerker tijdig aan en af voor de zorgverzekering
Uw medewerker geeft via een machtingsformulier akkoord voor deelname aan de collectieve zorgverzekering en voor de inhouding van de zorgpremie op zijn/haar minimumloon. Het machtingsformulier is in 10 talen en vindt u in het portaal onder “Documenten”.
- Aanmelden binnen 10 dagen. Dan heeft uw medewerker snel zijn polis en digitale Europese zorgpas. De aanmelding kan vanaf de startdatum van de werkzaamheden.
- Afmelden binnen 40 dagen. Geef een afmelding zo snel mogelijk door nadat uw medewerker stopt met werken. Meldt u na 40 dagen af? Dan worden de zorgkosten die uw medewerker maakt, nadat hij gestopt is met werken, niet vergoed.
2. Voeg e-mailadres, IBAN en telefoonnummer toe bij aanmelding
Via e-mail ontvangen medewerkers informatie over onder andere Mijn HollandZorg; de zorg in Nederland; de nieuwe zorgpremie voor het nieuwe jaar. Let op: Vul het persoonlijk e-mailadres van uw medewerker in. Dit e-mailadres is ook nodig voor het inloggen in Mijn HollandZorg.Voeg direct het IBAN toe. Als uw medewerker zorgkosten heeft gemaakt dan kunnen we de declaratie uitkeren aan hem/haar. Als we het telefoonnummer hebben dan kunnen we medewerkers terugbellen wanneer zij per e-mail een vraag aan ons stellen. Bellen is vaak handiger voor de medewerkers omdat we ook gelijk vervolgvragen kunnen beantwoorden.
3. Check altijd de werkvoorraad
Als u nog iets moet aanpassen voordat de aan- of afmelding definitief is, dan ziet u dat in de werkvoorraad. U corrigeert eenvoudig de gegevens en stuur de aan- of afmelding opnieuw in. Het mutatieoverzicht is eigenlijk uw geheugen. Hier staat alles in: alle aan- en afmeldingen en al uw correcties.4. Declareren van zorgkosten kan in het portaal
Als uw medewerker zorgkosten heeft gemaakt dan kan hij/zij dit eenvoudig declareren via Mijn HollandZorg of onze declaratie app. U kunt dit ook voor hen doen via het portaal. De declaratie kan direct uitgekeerd worden aan uw medewerker. Zorg wel dat het IBAN van uw medewerker is vastgelegd.5. Vraag zorgtoeslag aan voor uw medewerker
Via het portaal vraagt u zorgtoeslag aan per medewerker of voor meerdere medewerkers tegelijk. Ook kiest u zelf of u dit bij de start van de zorgverzekering regelt, waardoor uw medewerker maandelijks (achteraf) zorgtoeslag ontvangt. Of u kiest er voor om het één keer per jaar aan te vragen. Uiteraard bepaalt de Belastingdienst het recht op zorgtoeslag en stort dat direct op de bankrekening van uw medewerkers.Wilt u hiermee aan de slag? Mail dan naar bedrijven@hollandzorg.nl. Dan zetten we de ‘zorgtoeslagregeling’ voor u in gang.
6. Controleer uw factuur en specificatie
Elke maand staat uw factuur en specificatie van de premiebetalingen in het portaal. Is iemand met terugwerkende kracht aan- of afgemeld? Dan ziet u dit terug in de specificatie. Wijzigingen die na de tiende van de maand zijn doorgevoerd, verrekenen wij op de eerstvolgende factuur.
7. Bekijk de informatie documenten
In het portaal staan diverse documenten die handig zijn voor u of uw medewerkers. U vindt daar de machtigingsformulieren. Er is een flyer over de zorgverzekering die u kunt delen met uw medewerkers. U kunt de informatiemails inzien die uw medewerkers bij de start van de verzekering ontvangen. En u vindt in het portaal de algemene voorwaarden en polisvoorwaarden. De documenten voor uw medewerkers zijn meertalig.
In onderstaande video's ziet u tips over het portaal en de zorgadministratie. Per onderwerp zijn het korte video's.
Klik in de zwarte balk op 'inhoud / chapter' om direct naar het gewenste onderwerp te gaan.
Zorg dat u geluid kunt afspelen op uw computer.